保安员基础信息登记管理制度有何核心要点？

[公司/单位名称] 保安员基础信息登记管理制度

第一章 总则

第一条 目的 为规范公司保安员的基础信息管理，确保人员信息的准确性、完整性和安全性，为人员招聘、培训、考核、晋升及应急处理提供可靠依据,特制定本制度。

第二条 适用范围 本制度适用于公司所有在职保安员，包括全职、兼职及劳务派遣人员。

第三条 基本原则

1. 真实性原则： 所有登记信息必须真实、准确，不得虚构、隐瞒或伪造。
2. 完整性原则： 规定范围内的信息项必须全部填写,确保信息无遗漏。
3. 保密性原则： 保安员个人信息属于公司保密资料，管理人员必须严格遵守保密规定，严禁泄露、传播或用于非工作目的。
4. 动态性原则： 保安员个人信息发生变更时，应及时更新登记,确保信息与实际情况保持一致。

第二章 信息登记内容与要求

第四条 入职登记信息 保安员入职时，必须按要求填写《保安员基础信息登记表》（详见附件一）,并提供以下有效证明材料的复印件：

1. 个人身份信息：
   • 身份证复印件（正反面）。
   • 近期一寸免冠彩色照片2张。
2. 资格与技能信息：
   • 保安员证（或相关资格证书）复印件。
   • 消防设施操作员证（如有）。
   • 退伍军人证（如有）。
   • 驾驶证（如有，需注明准驾车型）。
3. 教育与背景信息：
   • 最高学历证书复印件。
   • 个人简历（含工作经历，特别是保安相关经验）。
4. 紧急联系人信息：

   紧急联系人姓名、关系、联系电话及住址。

   
   （图片来源网络，侵删）
5. 其他信息：
   • 银行账户信息（用于发放工资）。
   • 健康状况声明（可附体检报告）。
   • 无犯罪记录证明（根据岗位要求提供）。

第五条 动态变更信息登记 当保安员发生以下信息变更时，应在变更发生后的3个工作日内，填写《保安员信息变更申请表》（详见附件二），并向人力资源部（或保安部）提交相关证明材料,办理信息更新手续。

1. 个人基本信息变更： 姓名、身份证号码、联系电话、家庭住址等。
2. 资格证件变更： 保安员证、驾驶证等有效证件的到期、升级或遗失补办。
3. 紧急联系人变更： 紧急联系人的姓名、关系或联系方式发生变更。
4. 银行账户变更： 用于接收工资的银行账户信息发生变更。
5. 家庭状况变更： 婚姻状况、子女等重大家庭变故（视情况登记，用于人文关怀）。

第三章 信息管理职责

第六条 人力资源部（或保安部）职责

1. 负责设计、印制和更新《保安员基础信息登记表》及相关表格。
2. 负责组织新入职保安员进行信息登记，并对提交材料的真实性、完整性进行初步审核。
3. 负责建立和维护《保安员基础信息电子档案》和纸质档案,确保信息存储安全。
4. 负责处理保安员的信息变更申请,及时更新档案。
5. 负责信息的保密工作，制定访问权限,防止信息泄露。

第七条 保安队长/主管职责

1. 协助人力资源部完成本班组/部门保安员的信息收集与核对工作。
2. 负责监督本班组/部门保安员信息变更的及时上报。
3. 在日常管理中，如发现保安员信息与档案不符,应及时上报人力资源部。
4. 因工作需要查阅保安员信息时，需履行借阅手续,并确保信息不外泄。

第八条 保安员个人职责

1. 对本人所提供和登记信息的真实性、准确性负全部责任。
2. 有义务在信息发生变更后，主动、及时地向主管领导及人力资源部报告并办理更新手续。
3. 有义务保护自己的个人信息安全,不随意将个人敏感信息透露给无关人员。

第四章 信息档案管理

第九条 档案形式 保安员基础信息档案实行“一式两份，电子与纸质并存”的管理模式。

1. 电子档案： 存储在公司指定的、加密的服务器或内部管理系统中，由专人负责维护,并定期进行备份。
2. 纸质档案： 原始纸质材料统一存放于带锁的档案柜中,由人力资源部指定人员保管。

第十条 档案保管

1. 电子档案应设置严格的访问权限，仅授权人员（如人力资源经理、保安部经理）在履行职责时方可查阅。
2. 纸质档案应分类存放，标识清晰，档案柜钥匙由专人保管,非经许可不得擅自开启。
3. 档案存放环境应做到防火、防潮、防虫、防盗、防尘。

第十一条 档案查阅与使用

1. 因招聘、考核、奖惩、法律纠纷处理等工作需要查阅保安员信息时,须经部门负责人及以上领导批准。
2. 查阅人需在《保安员信息档案查阅登记表》（详见附件三）上详细记录查阅时间、查阅人、查阅事由及档案编号。
3. 原则上不允许将档案原件带出档案室，确需借出，须经公司分管领导批准，并限期归还,由保管人全程跟踪。

第十二条 档案保管期限与销毁

1. 在职保安员的档案持续有效保管。
2. 保安员离职后，其档案应至少保存2年，以备后续查询（如背景调查、法律纠纷等）。
3. 超过保管期限的档案，需经公司分管领导批准后，由至少两人共同监督销毁,并做好销毁记录。

第五章 信息保密与安全

第十三条 保密义务 所有接触和处理保安员信息的人员（包括但不限于人力资源部、保安部员工及各级管理人员）均负有严格的保密义务,不得有以下行为：

1. 向任何无关第三方泄露保安员的个人信息。
2. 将保安员信息用于招聘、营销等非工作目的。
3. 非法复制、摘录、传播保安员信息。
4. 利用保安员信息进行任何形式的违法活动。

第十四条 违规处理 对于违反本制度保密规定，造成保安员信息泄露或公司损失的，公司将视情节严重程度给予警告、记过、降职、直至解除劳动合同的处分；若触犯法律,将依法追究其法律责任。

第六章 监督与检查

第十五条 监督机制 公司人力资源部及保安部将定期对本制度的执行情况进行检查,包括：

1. 抽查保安员信息档案的完整性和准确性。
2. 检查信息变更流程是否规范、及时。
3. 审核档案查阅记录是否完备。

第七章 附则

第十六条 制度解释 本制度由公司人力资源部负责解释。

第十七条 制度生效 本制度自发布之日起正式施行，原有相关规定与本制度不符的,以本制度为准。

附件：

1. 《保安员基础信息登记表》
2. 《保安员信息变更申请表》
3. 《保安员信息档案查阅登记表》

[公司/单位名称]（盖章） 年 月 日