管理活动具有哪些基本职能

亨利·法约尔的五大管理职能

计划

计划是管理的首要职能，是所有管理活动的基础，它指的是对未来活动进行预先的规划和安排，设定目标,并制定实现这些目标的战略和行动方案。

• 核心目的：明确“做什么”（What）、“为什么做”（Why）、“何时做”（When）、“何地做”（Where）、“由谁做”（Who）以及“怎么做”（How）。
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  • 设定目标：确定组织或部门在未来一段时间内要达成的具体、可衡量的结果。
  • 制定战略：为实现目标而设计的总体行动方案和竞争策略。
  • 制定政策：指导决策和行动的一般性原则或指南。
  • 编制预算：将计划转化为具体的财务资源分配方案。
• 重要性：计划为后续的组织、领导和控制职能提供了方向和标准，没有计划，管理活动就会变成盲目的、混乱的反应,而不是有目的的行动。
• 比喻：计划就像是航行前的“绘制航海图”，没有航海图，船只就不知道要去哪里,也不知道如何避开暗礁和风暴。

组织

组织职能是指为了有效地执行计划，设计和维持一种组织结构，并合理配置和调配组织内的人力、物力、财力等资源的过程。

• 核心目的：建立一个能够高效实现目标的“骨架”和“机器”。
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  • 设计组织结构：确定管理层次、部门划分、指挥链和汇报关系,形成清晰的权责体系。
  • 分配任务：将总目标分解为具体的任务和职责,并分配给相应的部门和人员。
  • 配置资源：根据任务需要，调配人员、资金、设备、技术等资源。
  • 建立沟通渠道：确保组织内部信息能够顺畅流动。
• 重要性：组织职能将计划从“纸上谈兵”变为“现实可能”，它确保了组织的各个部分能够协同工作,形成一个有机的整体。
• 比喻：组织就像是“搭建船体和配置船员”，根据航海图（计划），建造一艘坚固的船（组织结构），并为它配备有能力的船员（人员）和必要的物资（资源）。

领导

领导职能是指指导和激励组织成员，有效地沟通，并解决冲突，从而引导他们自愿地、充满热情地为实现组织目标而努力的过程。

• 核心目的：激发人的潜力，让“人”这个最关键的因素动起来,并且愿意高效地动起来。
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  • 指导与引导：帮助下属理解任务，明确方向,提供必要的支持和培训。
  • 激励：通过满足员工的需求（如物质、精神、社交等）,激发其工作热情和创造力。
  • 沟通：清晰地传达信息，倾听反馈,建立信任。
  • 影响力：运用个人魅力、专业知识和职位权力,影响他人的思想和行为。
• 重要性：领导是连接组织与人的桥梁，再完美的计划和再高效的组织，如果没有有效的领导，也无法调动人的积极性,最终目标也无法实现。
• 比喻：领导就像是“船长指挥航行”，船长不仅要指明方向，还要激励船员们齐心协力，在风浪中保持士气,共同驶向目的地。

控制

控制职能是指监督和检查各项活动的进展情况，将实际绩效与预定的计划目标进行比较，发现偏差并采取纠正措施,以确保组织目标的实现。

• 核心目的：确保组织“不跑偏”,保证实际结果与计划目标的一致性。
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  • 建立绩效标准：根据计划制定衡量工作成果的具体标准。
  • 衡量实际绩效：通过各种方式收集工作成果的数据和信息。
  • 比较与分析：将实际绩效与标准进行比较,找出差异和产生偏差的原因。
  • 采取纠正措施：对于发现的偏差，采取必要的行动进行纠正，如改进工作方法、调整资源、修订计划等。
• 重要性：控制职能是一个反馈和调整的机制，它保证了管理系统能够自我修正，适应内外部环境的变化,确保最终目标的达成。
• 比喻：控制就像是“导航与调整航向”，在航行过程中，船长需要不断地用仪器（控制工具）检查船只的实际位置（实际绩效），与预定航线（计划）进行对比，如果偏离了，就及时调整方向（纠正措施）。

理论的演变：从五大职能到四大/七大职能

值得注意的是,管理职能的理论也在不断发展。

• 简化为四大职能：许多现代管理学教材为了简化，将“计划”和“控制”保留，而将“组织”和“领导”合并为“组织与领导”，或者将“组织”和“控制”合并，形成“计划、组织、领导、控制”四大职能，这种划分方式同样流行,核心思想不变。

• 增加其他职能：一些学者认为，随着管理实践的复杂化，还应该增加其他职能,如：

  • 决策：将决策视为贯穿所有管理活动的核心过程。
  • 创新：强调在管理中不断寻求变革和突破。
  • 协调：强调各部门、各活动之间的和谐与配合（法约尔本人也特别强调协调的重要性）。

尽管具体划分有细微差别，但计划、组织、领导和控制这四大或五大职能，共同构成了管理活动的基本框架，它们不是孤立的，而是一个连续的、循环的、相互关联的整体。

一个完整的管理过程，就是从计划开始，通过组织搭建平台，依靠领导驱动执行，最后通过控制来保障结果，并根据控制的结果反馈到下一个计划，如此周而复始，不断优化,推动组织持续发展。